Informationspflicht – ein Muster

Verantwortlicher / Vertreter

Firma, Geschäftsführer, Adresse, Kontaktdaten

Datenschutzbeauftragter

Firma, Name, Kontaktdaten

Für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde

Angabe der Adresse der Aufsichsbehörde

Zweck der Datenerhebung

Die Daten wurden direkt erhoben und dienen dem Zweck:

• geschäftliche Beziehungen zu knüpfen
• vorvertragliche Maßnahmen einzuleiten
• Verträge zu schließen und durchzuführen
• geschäftliche Kontakt zu halten.

Im nachvertraglichen Verhältnis werden die Daten verwendet um gezielt in uregelmäßigen Abständen auf Produktneuheiten hinzuweisen. Die Vorstellung dieser Neuheiten erfolgt postalisch oder über elektronische Übermittlungsmedien (kein regelmäßiger Newsletter).

Rechtsgrundlage

Die Daten werden auf folgenden Grundlagen erhoben:

1. Ihrer Einwilligung, die Daten zu dem oben genannten Zweck verarbeiten zu dürfen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
2. Ihrer Anfrage nach der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung, vorvertraglicher Maßnahmen oder der Durchführung/Erfüllung eines Vertrages gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
3. Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt, gemäß Art. 6 Abs.1 Satz 1 lit. c) DSGVO

Datenerhebung durch berechtigtes Interesse

Ein berechtigtes Interesse ist z.B. die Weiterverarbeitung der Daten, zum Zwecke der (Direkt-)Werbung und des Online-Marketings (dieser Verarbeitung können sie jedoch widersprechen).

Die Weiterverarbeitung in betrieblichen Systemen wie Kundenmanagement, Liefermanagement u.a. entspricht ebenfalls einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen und dienen der Strukturierung und Abwicklung betrieblicher Prozesse.Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.

Empfänger der Daten

Interne Empfänger
Ihre personenbezogenen Daten werden für die zweckgebundene Verarbeitung intern in weiteren Abteilungen verarbeitet werden. Hier sind zunächst folgende Abteilungen zu nennen:Geschäftsführung, Marketing, Logistik, Verkauf, Finanzbuchhaltung, Controlling

Externe Empfänger
Im Rahmen der Verarbeitung von Kundenanliegen werden u.U. auch externe Empfänger diese Daten erhalten.

Dienstleister
Externe Logistikdienstleister (DHL, UPS, Hermes, u.a.), Dienstleister für digitalen Dokumentenversand (z.B. ePost), Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Inkassounternehmen, Kreditauskunfteien

Behörden
Finanzamt, Aufsichtsbehörde, Gericht, andere Rechtsorgane

Datenweitergabe an ein Drittland / internationale Organisation

Das Unternehmen beabsichtigt nicht die Daten in ein Drittland (Länder außerhalb der EU, an internationale Organisationen) zu übermitteln.Gerade in Hinblick auf die Verwendung von E-Mails ist jedoch nicht gewährleistet, dass aus technischen Gründen des E-Mail-Versands, die der Verantwortliche nicht zu vertreten hat, Daten in ein Drittland übermittelt werden können.

Angemessenheitsbeschluss

Ein Angemessenheitsbeschluss ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.

Angemessene Garantien

Der Nachweis angemessener Garantien ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.

Aufbewahrungszeitraum

Die erhobenen Daten werden zum Zwecke der Geschäftsaufzeichnung und Dokumentationspflichten entsprechend aufbewahrt und nach Ablauf folgender Fristen gelöscht.

• Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Quittungen, …), 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
• Handels-/Geschäftsbriefe (z. B. Angebote aus denen ein Vertrag resultiert, 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
• Bei Wegfall des oben genannten Zweckes sofort (Art. 17 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
• Bei begründetem Widerspruch der Verarbeitung sofort (Art. 17 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
• Nach 4 Jahren der letzten geschäftlichen Kommunikation.

Die oben genannten erhobenen Daten sind zu der Zweckerfüllung erforderlich und werden gemäß des Datenminimierungsprinzips erhoben. Es werden nur die zur Zweckerfüllung nötigen Daten erhoben und auf das notwendige Maß beschränkt gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf die Datenverarbeitung folgende Rechte:

• Das Recht auf Auskunft, über die personenbezogenen Daten, die der Verantwortliche von Ihnen gespeichert hat.
• Das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sofern keine anderen gesetzlichen Regelungen dem entgegenstehen.
• Das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen.Hierfür muss die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruhen.Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufes wird dadurch nicht berührt.
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Bereitstellung Ihrer Daten in einem technisch lesbaren Format).
• Das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datensshutz zu beschweren.

Datenherkunft

Die Daten werden von der Betroffenen Person selbst zur Verfügung gestellt.

Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist:

• vertraglich vorgeschrieben
• für einen Vertragsabschluss erforderlich

Automatisierte Entscheidung / Profilbildung

Die erhobenen Daten werden nicht verwendet, um automatisierte Entscheidungen herbeizuführen, oder um Benutzerprofile zu erstellen.

Zweckerweiterung der Verarbeitung

Eine Zweckerweiterung/-änderung, d.h. eine andere Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen als den hier angegebenen Zwecken ist nicht vorgesehen.

Erhobene Datenkategorien

Es werden folgende personenbezogenen Daten erhoben, bzw. werden von der betroffenen Person bereitgestellt.

Geschäftspartner
Firmenname, Rechtsform, Position, Vorname, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort Telefon (Festnetz mit Durchwahl), Telefon (mobil) E-Mail-Adresse

Ansprechpartner
Vorname, Name, Abteilung, Position, Telefon (Festnetz mit Durchwahl), Telefon (mobil), E-Mail-Adresse/