Informationspflicht gem. Artt. 13, 14 DSGVO
– Kundendaten –
Verantwortlicher
JF.Consulting GmbH
Joerg Feldt
Kantstraße 5
21391 Reppenstedt
Telefon + 49 4131 7896886
E-Mail datenschutz@jf-consulting-gmbh.com
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum auf unserer Internetseite.
Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter muss derzeit nicht benannt werden. .
Für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon 0511 – 1204500
E-Mail poststelle@lfd.niedersachsen.de
Zweck der Datenerhebung
Die Daten wurden direkt erhoben und dienen dem Zweck:
- geschäftliche Beziehungen zu knüpfen
- vorvertragliche Maßnahmen einzuleiten
- Verträge zu schließen und durchzuführen
- geschäftliche Kontakt zu halten.
Im nach-vertraglichen Verhältnis werden die Daten verwendet um gezielt in unregelmäßigen Abständen auf Produktneuheiten hinzuweisen. Die Vorstellung dieser Neuheiten erfolgt postalisch oder über elektronische Übermittlungsmedien (kein regelmäßiger Newsletter).
Rechtsgrundlage
Die Daten werden auf folgenden Grundlagen erhoben:
- Ihrer Einwilligung, die Daten zu dem oben genannten Zweck verarbeiten zu dürfen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
- Ihrer Anfrage nach der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung, vorvertraglicher Maßnahmen oder der Durchführung/Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt, gemäß Art. 6 Abs.1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
- Eines berechtigten Interesses des oben genannten Verantwortlichen oder einer anderen Vertragspartei (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
In der Regel sind die Daten dann erforderlich. Die Verarbeitung darf nur stattfinden, sofern Ihre Interessen oder Rechte und Freiheiten, die den Schutz der obigen Daten erfordern, nicht überwiegen.
Datenerhebung durch berechtigtes Interesse
Ein berechtigtes Interesse ist z.B. die Weiterverarbeitung der Daten, zum Zwecke der (Direkt-)Werbung und des Online-Marketings (dieser Verarbeitung können sie jedoch widersprechen).
Die Weiterverarbeitung in betrieblichen Systemen wie Kundenmanagement, Liefermanagement u.a. entspricht ebenfalls einem berechtigten Interesse des Verantwortlichen und dienen der Strukturierung und Abwicklung betrieblicher Prozesse.
Empfänger der Daten
Ihre Daten werden sowohl intern, als auch extern weiterverbreitet, damit der Zweck erfüllt erden kann.
Interne Empfänger
Ihre personenbezogenen Daten werden für die zweckgebundene Verarbeitung intern in weiteren Abteilungen verarbeitet werden. Hier sind zunächst folgende Abteilungen zu nennen:
- Geschäftsführung
- Marketing
- Logistik
- Verkauf
- Finanzbuchhaltung
- Controlling
Externe Empfänger
Im Rahmen der Verarbeitung von Kundenanliegen werden u.U. auch externe Empfänger diese Daten erhalten.
Dienstleister
- Externe Logistikdienstleister (DHL, UPS, Hermes, u.a.)
- Dienstleister für digitalen Dokumentenversand (z.B. ePost)
- Steuerberater
- Wirtschaftsprüfer
- Rechtsanwälte
- Inkassounternehmen
- Kreditauskunfteien
Behörden
- Finanzamt
- Aufsichtsbehörde
- Gericht
- andere Rechtsorgane
Datenweitergabe an ein Drittland / internat. Organisation
Das Unternehmen beabsichtigt nicht die Daten in ein Drittland (Länder außerhalb der EU, an internationale Organisationen) zu übermitteln.
Gerade in Hinblick auf die Verwendung von E-Mails ist jedoch nicht gewährleistet, dass aus technischen Gründen des E-Mail-Versands, die der Verantwortliche nicht zu vertreten hat, Daten in ein Drittland übermittelt werden können.
Angemessenheitsbeschluss
Ein Angemessenheitsbeschluss ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.
Angemessene Garantien
Der Nachweis angemessener Garantien ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.
Aufbewahrungszeitraum
Die erhobenen Daten werden zum Zwecke der Geschäftsaufzeichnung und Dokumentationspflichten entsprechend aufbewahrt und nach Ablauf folgender Fristen gelöscht.
- Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Quittungen, …), 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
- Handels-/Geschäftsbriefe (z. B. Angebote aus denen ein Vertrag resultiert, 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
- Bei Wegfall des oben genannten Zweckes sofort (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO)
- Bei begründetem Widerspruch der Verarbeitung sofort (Art. 17 Abs. 1 lit. c DSGVO)
- Nach 4 Jahren der letzten geschäftlichen Kommunikation.
Die oben genannten erhobenen Daten sind zu der Zweckerfüllung erforderlich und werden gemäß des Datenminimierungsprinzips erhoben. Es werden nur die zur Zweckerfüllung nötigen Daten erhoben und auf das notwendige Maß beschränkt (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.
Ihre Rechte
Sie haben in Bezug auf die Datenverarbeitung folgende Rechte:
- Das Recht auf Auskunft, über die personenbezogenen Daten, die der Verantwortliche von Ihnen gespeichert hat.
- Das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sofern keine anderen gesetzlichen Regelungen dem entgegenstehen.
- Das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen.
- Hierfür muss die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruhen.
- Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufes wird dadurch nicht berührt.
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Bereitstellung Ihrer Daten in einem technisch lesbaren Format).
- Das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Datenherkunft
Die Daten werden von der Betroffenen Person selbst zur Verfügung gestellt.
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der Daten ist für einen Vertragsabschluss, bzw. eine Vertragsabwicklung erforderlich.
Die betroffene Person ist verpflichtet diese Daten bereitzustellen. Sofern die Bereitstellung nicht erfolgt, ist der Zweck der Verarbeitung nicht zu erfüllen.
Die Erhebung der Daten ist erforderlich für die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses.
Automatisierte Entscheidung / Profilbildung
Die erhobenen Daten werden nicht verwendet, um automatisierte Entscheidungen herbeizuführen, oder um Benutzerprofile zu erstellen.
Zweckerweiterung der Verarbeitung
Eine Zweckerweiterung/-änderung, d.h. eine andere Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen als den hier angegebenen Zwecken ist nicht vorgesehen.
Erhobene Datenkategorien
Es werden folgende personenbezogenen Daten erhoben, bzw. werden von der betroffenen Person bereitgestellt
Kunde
- Firmenname
- Rechtsform
- Position, Abteilung
- Vorname, Name
- Straße, Hausnummer
- PLZ, Ort
- Telefon (Festnetz mit Durchwahl)
- Telefon (mobil)
- E-Mail-Adresse
- Bankverbindung (IBAN)
- Kontoinhaber
- Ansprechpartner – Vorname, Name
- Ansprechpartner – Telefon (Festnetz mit Durchwahl)
- Ansprechpartner – Telefon (mobil)
- Ansprechpartner – Telefon (E-Mail Adresse)
